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采购管理制度是指以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。
为了规范采购工作，提高采购工作的效率，我们必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。
采购管理制度居于上层建筑的范围，体现一定的生产力与生产关系的发展要求，企业采购管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一个长期的过程，应由企业管理层所倡导，能被广大的采购员工所认可，在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶。
采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。[1]
采购领导制度，即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。
采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用，集中制的特点是：①采购数量大，能享受数量折扣，降低进价；②集中采购，统筹安排，可节约大量人力、物力、财力；③目前一些连锁店大都采用这种决策制度，例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。
采购管理制度是指以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。
为了规范采购工作，提高采购工作的效率，我们必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。
企业采购管理制度应体现以下几个方面的特点：
任何制度都是以文字的形式表示出来的，采购制度也不例外。制度不是上级的口头命令或要求，口说无凭，应以文字的形式固定下来，作为大家共同的行动纲领，对任何人、任何采购活动均起规范作用。文字化的采购制度可以张贴起来，也可以打印成册，分发给每一个采购人员，要求大家领会其内容，自觉地按采购制度要求自己。
任何企业的采购制度都应在充分考虑企业内外部条件、企业发展目标、行业特点以及采购人员本身实际情况的基础上制定，应切实可行。
不同类型企业的采购制度可以有差异，即使是同一个企业在不同时期也应有不同的采购制度，我们反对照搬照抄和一成不变的采购制度，强调采购制度在实施贯彻中的切实可行性，而不是僵化的教条与清规戒律。
选择合格供应商，以确保所提供之原物料、委外加工、外运公司等符合既定要求，确保采购作业顺利进行。
2.1原物料、委外加工供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。
2.2设备及设备各部件供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。
2.3适用于原物料、辅助物料、配件、版辊、委外加工之半成品及成品、仪器及其他的采购。
3.1原物料供应商调查、采购选择、登记与考核：企管部采购单位。
3.2委外加工供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。
3.3设备及各部件供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。
3.4外运公司调查、采购选择、登记与考核：采购单位。
3.5辅助物料、零配件、设备仪器等采购：采购单位
3.8供应商、委外加工商、外运公司之核准与取消：总经理。
4.1流程：调查/申请—评估—核准—登记—采购—考核—管理。
A）适合下列条件之一者，可由采购单位提出合格厂商申请，统一造册于《合格供应商名册》送单位主管审核，总经理核准。
（1）本程序发行前交易三个月以上之原有供应厂商，
（2）客户指定使用材料之供应商。
（4）由采购科、技术部开发并经技术部鉴定，可批量采购的供应商。
B）采购权责方视需要可向供应商索取之资料
（1）提供三证：营业执照、税务登记证、卫生许可证（备选）、生产许可证（备选）。
（4）提供ISO评估通过的证书（备选）及其他相关文件。
（5）提供其他用户情况反馈（备选）。
（1）须样品试用时，技术部提供检验标准等品质要求，通知供方提供样品。
（2）收到供方样品后，由采购科填写《委托实验申请单》，由技术部进行实验。
（3）样品试用报告由技术部存档备查，并知会采购。样品合格，可列入合格供应商名册并进行小批量采购。样品若不合格，由采购科决定是否再送样。
（1）当出现品质、交期异常等影响正常供货，或计划性列入长期配合厂商时，由部主管决定是否要实地评估。
（2）建立评估表，以确认评估后之相关决定。
经总经理核准之供应商登记于《合格供应商名册》，以作为执行依据。
采购科接资材组《原物料请购单》，依请购品名、规格、数量、交期等进行初步核对。
采购权责方向供方询价，并作比较和议价，进入《采购单》处理阶段。
由采购权责方向原固定供方直接议价，进入《采购单》处理阶段。
＃采购权责方确定供方后开出《采购单》，并按单据要求将各联交由相关单位作收料、稽核、结付用。
＃采购单呈权责主管审核，审核无误后依本公司核决权限逐级审批，核准后通知供方。
若供应商未能依据约定交货，采购权责方、生产部协商后与供方商定另一交期或取消，采购方在《供应商季考核表》中记录，作为厂商考核资料。
F）若本厂或客方代表有需要派品管或验货人员到厂商地验货时，由采购权责方协调，厂商同意验收方法后，
若发生生产急需或供应商突然无法交货等情况时，采购权责方可向非合格供应商采购，在采购单上注明，并通知技术部，技术部作全面物性检测及使用跟踪。
建立原物料检验标准发放记录，确保厂家按最新的检验标准交货。
4.6供应商、委外加工商、外运公司之考核
供应商数量不符（正负10%以上）、承运商货物遗失：-1
供应物包装不符、承运商损坏外包装：-1
品质：由品保科提供《质量季考核表》
供应商、委外加工商、承运商季考核奖惩
1月内无扣分项，品质分80分以上者；
1月内加分项3项以上，扣分项1项，品质分80分以上者；
1月内扣分在3项以内，品质分60分以上者；
1月内无扣分项，无加分项，品质分60分以上者；
1月内扣分项大于3项者；品质分低于60分者；
连续两季在（3）所列类者，或结果给公司带来严重后果；
擅自改变生产工艺，或产品与检验标准严重不符者；
4.8每季第一个月10日前，由各负责单位作好考核，并汇总于采购权责单位。
5．3《原物料检验标准发放记录》
（一）、各部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求计划，经部门主管核批后，报总经办呈总经理批准。
（二）、各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报总经办汇总，由总经办报呈总经理批准。
（三）、对于比较重要、且需求量较大的物资，无论是否已报月度计划、季度计划或年度计划，还应至少在使用日之前一个月再次上报采购部准备。以期既能保证生产正常、稳定进行，又能避免因资金积压而造成公司资金流的困扰。
（四）、各部门在填报物资使用计划时，要持勤俭节约、严谨计划之宗旨，仔细核算，不得虚报、乱填；各级主管要认真核实、签批，并能承担相应责任。
（五）、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持部门主管核批后的〈材料领用单〉与仓库相应的物资管理员取得联系，以便及时备货、保证使用。
（六）、严禁当日使用，当日采购。
（一）、由总经办将由总经理批准的计划书下达给采购供应部。
（二）、物资管理员持计划书或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写〈请购单〉，供应主管核签后转采购供应主管（附请购单）。
1、采购员在采购物资时对同一种商品应至少比价三家以上。
2、采购员通过电话、传真、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
3、采购员要如实、认真、工整、逐项填写比价表，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“说明”栏内注明。
4、采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交核价员核价。
5、核价员对所上交的比价表通过电话、传真、E—mail、走访等形式逐一进行核实、审查、确认。如发现弄虚作假、营私舞弊的，立即报告总经理，并对采购员处以严厉处罚，情节严重的予以辞退。
6、核价员对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购主管。原件整理存档。
1、对生产原料、燃料等用量较大的物资应实行集中招标/竞价采购
2、招标/竞价之前应事先做好准备，以海报、广播、电台、报纸广告等方式公示。参与竞价单位不得少于3家，否则无效。
3、招标/竞价前应至少提前2日通知参与单位，告知确切的时间、地点和其他相关事宜。（招标/竞价程序、方式另行发布）
1、采购员依据核价结果和需求计划，如实填写〈请购单〉、提交备用金计划，并经采购部主管核签、总经理核签后，办理领取支票/汇票/现金手续，并安排采购。
2、采购员必须按计划采购，不准擅自采购或盲目采购。
3、对用量不大、临时需要的物资应实行临时采购，以避免资金积压。
4、为保证资金、交易安全，采购商品时一般情况下禁止使用现金交易，可用支票、汇票、电汇、托收等方式支付。
5、采购员可随身携带备用金2000元以内，超出2000元需得到总经理批准。
6、若仓库没有各部门申请领用的原材料、燃料、备品备件、劳保、后勤用品等物资，物资管理员应根据〈领料单〉立即填开〈请购单〉，并注明缓急程度后，交部门主管。
7、采购员必须依核准的〈请购单〉及时间限制安排采购、进货。
8、原材料、燃料、备品备件、劳保用品必须签订合同（附采购合同）。
9、为充分发挥资金效用，和保证售后服务，总金额在一万元以上的物资，应当截留30%—50%的货款，待使用后或一定时间后再予以支付。此项作为对采购人员考核的重要项目。
10、采购员所采购的物资必须先办理入库手续后报帐，必须当天入库当天报帐。
